Как справиться с лавиной документов в промышленности и финансовом секторе

Промышленные предприятия автоматизируют, в первую очередь, архивы конструкторской и эксплуатационной документации. Кроме того, с необходимостью автоматизации сталкиваются финансовые отделы предприятий с территориально удаленными подразделениями.

Бухгалтерия каждого филиала учитывает все первичные документы, и если собственную документацию еще как-то можно привести в порядок, то с документами поставщиков или клиентов возникают проблемы. Вплоть до того, что иногда зафиксированного в бухгалтерской проводке документа на самом деле не существует. Поэтому такие компании ищут решения, позволяющие бухгалтеру каждого структурного подразделения видеть в своей системе изображение документа в привязке к конкретной транзакции, да еще чтобы автоматически определялось, стоит ли на нем печать заказчика.

«До приобретения и внедрения СЭД перед нашими IТ-сотрудниками ставилась очень скромная задача — внедрить систему по контролю за исполнением документов», — признается заместитель генерального директора завода «Маяк» Алексей Муштай. В итоге на «Маяке» внедрили систему управления предприятием «Мотив». По словам Муштая, это значительно сократило время прохождения документов по цепочке исполнения и согласования, сэкономило время сотрудников, а следовательно, и средства компании. Кроме того, руководитель видит, на каком сотруднике «застрял» документ, и может вовремя «подтолкнуть» его.

Финансы
Финансовые организации — основные потребители информационных систем. Они наиболее активно работают с документами. Михаил Бейрак считает, что в производстве документации финансовый сектор уступает лишь государственным учреждениям, для которых это основной «бизнес-процесс».

В банковском секторе, по словам Бейрака, в последнее время наиболее востребована обработка кредитных дел. Как правило, юридические лица предоставляют в банковские учреждения около 100 разнообразных документов для получения кредита: справки, договоры, отчеты, схемы, чертежи и т. д. Общий объем документов в среднем составляет около 500 листов различного формата.

В то же время, по словам руководителя проекта внедрения СЭД банка «Аваль» Марии Ботвинкиной, скорость оформления кредита — немаловажный фактор для клиента. Чаще всего самое «узкое» место процесса — это многократное копирование и передача пакета документов между подразделениями банка. «Благодаря технологиям ABBYY и Documentum в нашем банке удалось значительно сократить время, затрачиваемое на эту процедуру», — отмечает Ботвинкина.

www.delo.ua

Сентябрь 15, 2008 — Рубрика: Новинки отрасли
Метки: ,